Privacyverklaring

1 Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Voor dagelijks beheer maakt de VvE gebruik van een externe beheerder:

2 Welke gegevens verwerken we?

De VvE verwerkt de volgende persoonsgegevens van eigenaren en bewoners:

3 Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de VvE-overeenkomst en splitsingsakte (wettelijke plicht)
• Innen van VvE-bijdragen en financiële administratie
• Beheer van toegang tot gemeenschappelijke ruimten en voorzieningen
• Communicatie over vergaderingen (fysiek en digitaal), besluiten en onderhoud
• Beveiliging van het complex
• Beantwoorden van berichten via het contactformulier op de website

4 Op welke grondslag verwerken we?

We verwerken gegevens op basis van:

• Wettelijke verplichting – als VvE zijn we verplicht bepaalde gegevens bij te houden (Burgerlijk Wetboek, splitsingsakte)
• Uitvoering van een overeenkomst – voor de VvE-bijdragen, toegangsbeheer en beheer van gemeenschappelijke zaken
• Gerechtvaardigd belang – voor beveiliging, communicatie en het beantwoorden van berichten via het contactformulier op de website

5 Doorsturen van formuliergegevens

Gegevens die via de website worden ingediend (contactformulier, aanmeldformulieren) worden per e-mail verstuurd. Afhankelijk van het onderwerp kan dit e-mail zijn naar:

• Het bestuur van de VvE
• De buurtvereniging
• Werkgroepen en commissies
• Een persoonlijk e-mailadres van een bestuurslid of contactpersoon

6 Hoe lang bewaren we gegevens?

• Lid- en eigendomsgegevens – zolang je eigenaar/bewoner bent, daarna maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Financiële gegevens – 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Camerabeelden – maximaal 4 weken, tenzij nodig voor aangifte
• Contactformulierberichten – berichten worden uiterlijk 2 jaar na ontvangst verwijderd.
• Aanmeldformulieren (VvE.nl) – worden verwijderd zodra de aanmelding is verwerkt

7 Delen we gegevens met derden?

We delen gegevens alleen met partijen die dat nodig hebben voor de uitvoering van hun taak, en alleen op basis van een verwerkersovereenkomst of wettelijke verplichting:

We verkopen je gegevens nooit aan derden en delen ze niet voor commerciële doeleinden.

8 Gebruik van AI

De VvE maakt gebruik van AI-tools bij de uitvoering van haar taken. Dit gebeurt op de volgende manieren:

• Communicatie en brieven – AI kan worden ingezet bij het opstellen of verbeteren van teksten, zoals brieven aan bewoners of officiële correspondentie. Persoonsgegevens worden hierbij weggelaten of geanonimiseerd.
• Intern gebruik door bestuur en werkgroepen – voor taken als samenvatten van documenten, vertalen of het verwerken van notities. Persoonsgegevens worden niet onnodig ingevoerd in AI-systemen.
• Via de website – de website kan gebruikmaken van AI-ondersteunde functionaliteit, zoals verwerking van formulieren . Gegevens die je hiervoor invoert worden alleen gebruikt voor het afhandelen van je vraag.

De VvE gebruikt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming op basis van persoonsgegevens. AI-tools worden altijd ondersteunend ingezet; beslissingen worden genomen door mensen.

9 Cookies en externe diensten

De website maakt geen gebruik van tracking- of analytische cookies. Wel maakt de website gebruik van de volgende externe diensten:

• Cloudflare Turnstile (spambeveiliging op formulieren) — deze dienst kan functionele cookies plaatsen die noodzakelijk zijn voor de werking van het formulier. Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met Cloudflare voor commerciële doeleinden. Zie het privacybeleid van Cloudflare.
• Akismet (spamfiltering van formulierberichten) — formulierinhoud wordt ter analyse doorgestuurd naar servers van Automattic Inc. (VS). Akismet is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarmee een passend beschermingsniveau is gewaarborgd. Zie het privacybeleid van Akismet.

10 Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

Je kunt een verzoek indienen via het contactformulier of rechtstreeks bij het bestuur. We reageren binnen 4 weken op je verzoek. Houd er rekening mee dat sommige gegevens wettelijk bewaard moeten blijven; in dat geval leggen we dit uit.

11 Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. De website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (HTTPS). Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot mensen die ze nodig hebben voor hun taak.

De gemeenschappelijke ruimten van het complex staan onder cameratoezicht ten behoeve van de veiligheid. Bewoners en bezoekers worden hierover geïnformeerd via borden bij de toegang tot het complex. Camerabeelden zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde bestuursleden en, indien nodig, de politie.